展示会の成功は、適切な予算確保から始まります。しかし、社内での稟議を通すのは簡単ではありません。限られた予算の中で展示会への投資価値を説明し、承認を得るには戦略的なアプローチが必要です。本記事では、展示会の予算をスムーズに確保するためのポイントを解説します。
1. 展示会の目的を明確にする
まず、展示会の目的を明確にし、社内の決裁者に伝えることが重要です。以下のような目的を設定すると、説得力が増します。
・新規リード獲得：具体的な目標数を設定
・ブランド認知度向上：来場者数やメディア掲載数を想定
・既存顧客との関係強化：商談件数の目標を設定
これらの目的を明示し、展示会が会社の事業成長に貢献することを強調しましょう。
2. 費用対効果を示すデータを準備する
社内の稟議を通すためには、費用対効果を明確に示すことが不可欠です。以下のポイントを押さえましょう。
・過去の展示会の成果データ（獲得リード数、成約率、ROI）
・競合他社の展示会出展状況
・展示会に出展しない場合の機会損失
例えば、「前回の展示会では〇〇件のリードを獲得し、成約率〇％、売上〇万円に貢献した」など、具体的な数字を提示すると説得力が増します。
3. 予算の内訳を明確に提示する
予算を確保するためには、どの項目にどれだけのコストがかかるのかを明示することが大切です。以下のように、具体的な内訳を作成しましょう。
・ブース施工費：〇〇万円
・ノベルティ制作費：〇〇万円
・交通・宿泊費：〇〇万円
・マーケティング費用：〇〇万円
このように細かく分けて提示することで、経営層が納得しやすくなります。
4. 他部署の協力を得る
展示会は営業・マーケティング・広報など複数の部署に影響を与えます。稟議を通しやすくするために、他部署の協力を得ることも有効です。
・営業部門：リード獲得の重要性を説明し、協力を依頼
・マーケティング部門：SNS・広告戦略と連携し、プロモーション効果を強調
・広報部門：メディア露出の可能性をアピール
各部署の視点から展示会の価値を強調し、社内全体の理解を得ましょう。
5. 稟議書の書き方を工夫する
決裁者は限られた時間の中で多くの稟議書をチェックします。そのため、以下のポイントを押さえた簡潔かつ明確な稟議書を作成しましょう。
・目的・期待成果を最初に記載する
・簡潔に要点をまとめる（冗長な説明は避ける）
・図表を活用し、視覚的に理解しやすくする
・競合比較を記載し、必要性を強調する
また、過去の承認された稟議書を参考にするのも有効な手段です。
6. 決裁者へのプレゼンテーションを工夫する
稟議がスムーズに通るかどうかは、決裁者にどれだけ納得感を持たせられるかにかかっています。プレゼンの際には、以下の点を意識しましょう。
・データを用いて論理的に説明する
・決裁者の関心を考慮し、利益に直結する内容を強調する
・代替案を用意し、選択肢を提示する
決裁者が「YES」と言いやすい環境を作ることが成功の鍵となります。
まとめ
展示会の予算をスムーズに確保するためには、
1. 展示会の目的を明確にする
2. 費用対効果を示すデータを準備する
3. 予算の内訳を明確に提示する
4. 他部署の協力を得る
5. 稟議書の書き方を工夫する
6. 決裁者へのプレゼンを工夫する
といったポイントが重要です。
社内調整をスムーズに進め、展示会を最大限に活用するための第一歩を踏み出しましょう！
